Création d’un logiciel sur-mesure pour la gestion de formations

PerformAcademy
PerformAcademy est un organisme de formation, créé en 2017, implanté à Vienne (38) et à Saint-Etienne (42). Il propose différents accompagnements pour développer les entreprises et faire monter en compétences les salariés, comme les techniques de vente, la communication ou le management des ressources humaines.
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Les collaborateurs de PerformAcademy partageaient un calendrier Google Agenda et avaient chacun leur méthode pour le côté administratif. Ils souhaitaient un logiciel personnalisé car aucun sur le marché ne répondait à leurs besoins.

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En ligne
Accès interne et clients
Envoi SMS et mails automatiques
Suivi commercial

Opter pour un développement spécifique quand les logiciels du marché ne répondent plus aux besoins

Après avoir effectué plusieurs tests sur les logiciels du marché, PerformAcademy a fait le choix de créer une application métier sur-mesure. Cette dernière leur permet de gérer la prospection, suivre la réalisation de leurs prestations de formation, de gérer la facturation et de suivre les encaissements.

 

Un accès Extranet permet également à leurs clients d’accéder à leurs informations, de suivre les formations et d’accéder à certains documents, comme les fiches mémo.

 

Le logiciel devait à la fois répondre à leurs exigences ainsi qu’au suivi demandé par les Opérateurs de compétences (OPCO).

 

Un développement full-web a été mis en place afin de bénéficier d’un logiciel accessible n’importe où depuis le web. Les langages PHP, Javascript, Jquery et MySQL ont été utilisés pour ce projet, ainsi que certaines librairies pour la mise en forme de calendriers, la gestion des statistiques, les signatures des feuilles d’émargement et l’envoi automatique de SMS.

 

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formations

  • Page de connexion
  • Tableau de bord pour accéder rapidement aux formations
  • Gestion sécurisée des accès et des droits utilisateurs
  • Gestion des clients, des OPCO, des prestations et des tarifs
  • Génération de documents avec la possibilité de les personnaliser (fiche prestation, feuille émargement, facture…)
  • Planning regroupant les RDV commerciaux et les formations, avec une couleur par intervenant
  • Envoi automatique d’un SMS aux clients 2 jours avant le RDV ou la formation
  • Suivi commercial jusqu’à la concrétisation
  • Statistiques et indicateurs pour chaque commercial
  • Gestion des sessions de formation : signature des participants et génération des documents
  • Facturation et suivi des paiements

 

Sur l’extranet, les participants peuvent accéder à leurs informations, faire le suivi de la formation et remplir le questionnaire de satisfaction. A la fin de la formation, un mail automatique est envoyé aux participants dans l’optique de compléter un questionnaire.

 

Pour éviter une saisie manuelle, le premier import du fichier clients a été faite grâce à un fichier Excel pour chaque agence.

 

Notre méthodologie sur ce projet

Nous avons été choisis grâce à notre adaptation au besoin et notre démarche sur-mesure qui permet de répondre à toutes les contraintes métier.

 

Plusieurs rendez-vous ont été réalisés en amont du lancement du projet avec le chef de projet et un analyste-programmeur. Des démonstrations ont été faites à chaque phase de développement afin de valider chaque étape avec l’entreprise. Un accompagnement et une formation ont également été effectués lors de la mise en production.

 

La gestion de l’hébergement de l’application est réalisée par nos soins, sur nos propres serveurs situés en Rhône-Alpes.

 

Les contraintes et les évolutions futures du logiciel spécifique

Le délai de réalisation a été très court car l’entreprise avait besoin du logiciel pour s’adapter à la situation sanitaire liée à la COVID-19. La livraison rapide de celui-ci a engendré une phase de test courte et quelques ajustements ont dû être réalisés après les premières utilisations par les clients. Nous avons su être réactifs sur ces retours de manière à faciliter la prise en main du logiciel.

 

La mise en production a tout de même été réalisée à la date souhaitée avec l’intégralité des fonctionnalités.

 

PerfomAcademy envisage un contrat de maintenance dans le but de réaliser des ajustements et des améliorations sur l’application au fil du temps.

 

 

Notre priorité : la satisfaction client

Témoignage de Mme Barge, gérante de PerformAcademy (janvier 2021) :

« Nous avons pu vraiment tester les fonctionnalités jusqu'au traitement et hormis les modifications en cours, c'est vraiment top pour nous avec un vrai gain de temps ! »

 

Les fonctionnalités

 



Statistiques

 



Planning

 



Signatures

 



Génération documents

 



Sur-mesure