Création d’un logiciel sur-mesure pour la gestion de formations

Après avoir effectué plusieurs tests sur les logiciels du marché, PerformAcademy a fait le choix de créer une application métier sur-mesure

 

Cette application leur permet de gérer la prospection, suivre la réalisation de leurs prestations de formation, de gérer la facturation et de suivre les encaissements.

PerformAcademy est un organisme de formation, créé en 2017, implanté à Vienne (38) et à Saint-Etienne (42). Il propose différents accompagnements pour développer les entreprises et faire monter en compétences les salariés, comme les techniques de vente, la communication ou le management des ressources humaines.

Quand les logiciels du marché ne répondent plus à vos besoins

Les collaborateurs de PerformAcademy partageaient un calendrier Google Agenda et avaient chacun leur méthode pour le côté administratif. Ils souhaitaient un logiciel personnalisé car aucun sur le marché ne répondait à leurs besoins.

 

Un accès Extranet permet à leurs clients d’accéder à leurs informations, de suivre les formations et d’accéder à certains documents, comme les fiches mémo.

 

Le logiciel devait à la fois répondre à leurs exigences ainsi qu’au suivi demandé par les Opérateurs de compétences (OPCO).

 

Sur l’extranet, les participants peuvent accéder à leurs informations, faire le suivi de la formation et remplir le questionnaire de satisfaction. A la fin de la formation, un mail automatique est envoyé aux participants dans l’optique de compléter un questionnaire.

 

Pour éviter une saisie manuelle, le premier import du fichier clients a été faite grâce à un fichier Excel pour chaque agence.

 

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formations

  • Page de connexion
  • Tableau de bord pour accéder rapidement aux formations
  • Gestion sécurisée des accès et des droits utilisateurs
  • Gestion des clients, des OPCO, des prestations et des tarifs
  • Génération de documents avec la possibilité de les personnaliser (fiche prestation, feuille émargement, facture…)
  • Planning regroupant les RDV commerciaux et les formations, avec une couleur par intervenant
  • Envoi automatique d’un SMS aux clients 2 jours avant le RDV ou la formation
  • Suivi commercial jusqu’à la concrétisation
  • Statistiques et indicateurs pour chaque commercial
  • Gestion des sessions de formation : signature des participants et génération des documents
  • Facturation et suivi des paiements

 

Un développement full-web a été mis en place afin de bénéficier d’un logiciel accessible n’importe où depuis le web. Les langages PHP, Javascript, Jquery et MySQL ont été utilisés pour ce projet, ainsi que certaines librairies pour la mise en forme de calendriers, la gestion des statistiques, les signatures des feuilles d’émargement et l’envoi automatique de SMS.

Notre priorité : la satisfaction client

Plusieurs rendez-vous ont été réalisés en amont du lancement du projet avec le chef de projet et un analyste-programmeur. Des démonstrations ont été faites à chaque phase de développement afin de valider chaque étape avec l’entreprise. Un accompagnement et une formation ont également été effectués lors de la mise en production.

 

Témoignage de Mme Barge, gérante de PerformAcademy (janvier 2021) :

« Nous avons pu vraiment tester les fonctionnalités jusqu'au traitement et hormis les modifications en cours, c'est vraiment top pour nous avec un vrai gain de temps ! »

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